Event organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat acara.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional.
Pengertian Event Management
Event managemen dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain, Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain.
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom (٢٠٠٦:٦) mengatakan bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publik sebagai basis moral dan etis.
Prinsip dalam membuat event (٥ W + ١ H)
• Why : Alasan event itu dibuat
• What : Apa bentuk event itu
• Where : Dimana akan dilaksanakan
• When : Kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan
• Who : Siapa saja yang akan terlibat dalam event tersebut
• How : Bagaimana cara melaksanakannya
Event managemen dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain, Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain.
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom (٢٠٠٦:٦) mengatakan bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publik sebagai basis moral dan etis.
Prinsip dalam membuat event (٥ W + ١ H)
• Why : Alasan event itu dibuat
• What : Apa bentuk event itu
• Where : Dimana akan dilaksanakan
• When : Kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan
• Who : Siapa saja yang akan terlibat dalam event tersebut
• How : Bagaimana cara melaksanakannya
Dasar pengelolaan Event
• Menjalankan ide.
• Ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan.
• Konsep tersebut dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.
• Menjalankan ide.
• Ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan.
• Konsep tersebut dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.
Perencanaan Sebuah Event
• Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan dari suatu event termasuk
di dalam mengenai besarnya anggaran dan minat dari masyarakat terhadap
event tersebut.
• Sesuai Target konsumen dari Event yang digelar dan mampu berinteraksi
dengan audience.
• Harus bisa menciptakan experience.
• Berbasis Kreatifitas, inovasi dan original.
Apa yang harus dimiliki oleh tim pemasaran dan promosi Event
Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau peserta dari Event tersebut. Tentu saja orang-orang yang tergabung di dalam tim ini dapat dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga benefit yang akan diperoleh dari keikutsertaan mereka dalam event tersebut. Selain itu, tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau masukan yang positip kepada para customernya bila terjadi keragu-raguan.
• Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan dari suatu event termasuk
di dalam mengenai besarnya anggaran dan minat dari masyarakat terhadap
event tersebut.
• Sesuai Target konsumen dari Event yang digelar dan mampu berinteraksi
dengan audience.
• Harus bisa menciptakan experience.
• Berbasis Kreatifitas, inovasi dan original.
Apa yang harus dimiliki oleh tim pemasaran dan promosi Event
Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau peserta dari Event tersebut. Tentu saja orang-orang yang tergabung di dalam tim ini dapat dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga benefit yang akan diperoleh dari keikutsertaan mereka dalam event tersebut. Selain itu, tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau masukan yang positip kepada para customernya bila terjadi keragu-raguan.
Pemasaran Event
Untuk pertama kali memasarkan event yang pertama kali diadakan, memerlukan kepercayaan dan keyakinan bahwa event tersebut dapat berjalan dengan sukses. Orang yang ditugasi memasarkan berani menjamin bahwa keikutsertaan atau partisipasi mereka sebagai sponsor maupun peserta di dalam event itu akan berdampak positif atau mendatangkan keuntungan.
Cara yang biasa dilakukan ialah dengan mengajak kerjasama asosiasi, organisasi kemasyarakatan atau perusahaan besar yang tengah berpromosi.
Untuk pertama kali memasarkan event yang pertama kali diadakan, memerlukan kepercayaan dan keyakinan bahwa event tersebut dapat berjalan dengan sukses. Orang yang ditugasi memasarkan berani menjamin bahwa keikutsertaan atau partisipasi mereka sebagai sponsor maupun peserta di dalam event itu akan berdampak positif atau mendatangkan keuntungan.
Cara yang biasa dilakukan ialah dengan mengajak kerjasama asosiasi, organisasi kemasyarakatan atau perusahaan besar yang tengah berpromosi.
Media dan Promosi untuk sebuah event
• Above the line (media Cetak dan Elektronik termasuk di dalamnya dengan menggunakan jaringan internet)
• Bellow the Line (brosur, leaflet, selebaran, spanduk, banner, promo di suatu acara/event yang berbeda, dsb)
• Kombinasi dari keduanya
• Promosi bisa dilakukan dengan gathering, launching, konfrensi pers, dan
sebagainya.
• Bekerjasama dengan Organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakat
maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengan Asosiasi profesi yang
memiliki sejumlah anggota dan mereka dapat berperan sebagai alat promosi
event tersebut.
• Above the line (media Cetak dan Elektronik termasuk di dalamnya dengan menggunakan jaringan internet)
• Bellow the Line (brosur, leaflet, selebaran, spanduk, banner, promo di suatu acara/event yang berbeda, dsb)
• Kombinasi dari keduanya
• Promosi bisa dilakukan dengan gathering, launching, konfrensi pers, dan
sebagainya.
• Bekerjasama dengan Organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakat
maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengan Asosiasi profesi yang
memiliki sejumlah anggota dan mereka dapat berperan sebagai alat promosi
event tersebut.
Pelaksanaan sebuah event
Umumnya dalam pelaksanaan event seringkali ada hal-hal yang di luar rencana terjadi dan cara mengatasinya seorang Koordinator event harus bersikap tegas namun bijaksana, perlu diingat event adalah sebuah kegiatan jasa dan tugasnya harus memberikan pelayanaan sebaik mungkin kepada semua yang terlibat di dalam event tersebut termasuk di dalamnya semua anggota panitia. Bila dalam pelaksanaan sebuah event, tim harus kompak dan masing-masing bahu membahu untuk mensukseskan event namun tetap terkoordinasi.
Umumnya dalam pelaksanaan event seringkali ada hal-hal yang di luar rencana terjadi dan cara mengatasinya seorang Koordinator event harus bersikap tegas namun bijaksana, perlu diingat event adalah sebuah kegiatan jasa dan tugasnya harus memberikan pelayanaan sebaik mungkin kepada semua yang terlibat di dalam event tersebut termasuk di dalamnya semua anggota panitia. Bila dalam pelaksanaan sebuah event, tim harus kompak dan masing-masing bahu membahu untuk mensukseskan event namun tetap terkoordinasi.
Event Organizer (EO) merupakan salah satu bisnis yang cukup menguntungkan. Dewasa ini,setiap kegiatan yang sifatnya menghibur masyarakat umum selalu menggunakan jasa event organizer sebagai salah satu penyukses kegiatan. Secara kasat mata kegiatan akan terlaksana dengan sukses dan berjalan lancer dan si empunya kegiatan juga tidak terlalu pusing memikirkan semua kegiatan karena telah diatur sepenuhnya oleh penyelenggara kegiatan ini.
Untuk memulai sebuah bisnis ini, seorang calon event organizer haruslah mempunyai daya kreatifitas dan inovasi yang tinggi serta jeli melihat keadaan di lingkungan pasar mereka. Hal tersebut disebabkan Event Organizer sebagai penyelenggara perhelatan apapun bentuknya memerlukan kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. Proses perencanaan, pengorganisasian sampai pada tahapan mengevaluasi untuk menjaga sustainability dari proses operasi EO perlu dimiliki oleh mereka yang akan terjun di bisnis ini.
Perbedaan event tentunya memerlukan perbedaan management meskipun ada konsep-konsep dasar yang sama diantara semua event tersebut. Disamping itu, salah satu modal dalam membangun EO adalah kepercayaan klien dan mitra, sehingga diperlukan keterampilan dalam berkomunikasi dan menjaga jaringan dengan klien dan menciptakan keunggulan kompetitif dari EO yang bergerak di bidang yang sama.
Untuk memulai sebuah bisnis ini, seorang calon event organizer haruslah mempunyai daya kreatifitas dan inovasi yang tinggi serta jeli melihat keadaan di lingkungan pasar mereka. Hal tersebut disebabkan Event Organizer sebagai penyelenggara perhelatan apapun bentuknya memerlukan kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. Proses perencanaan, pengorganisasian sampai pada tahapan mengevaluasi untuk menjaga sustainability dari proses operasi EO perlu dimiliki oleh mereka yang akan terjun di bisnis ini.
Perbedaan event tentunya memerlukan perbedaan management meskipun ada konsep-konsep dasar yang sama diantara semua event tersebut. Disamping itu, salah satu modal dalam membangun EO adalah kepercayaan klien dan mitra, sehingga diperlukan keterampilan dalam berkomunikasi dan menjaga jaringan dengan klien dan menciptakan keunggulan kompetitif dari EO yang bergerak di bidang yang sama.
Kesuksesan dalam menyelenggarakan sebuah event, sangat sulit untuk didapat tanpa adanya konsep dan perencanaan secara matang. Event-event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan sebagai ajang untuk mempromosikan produk-produk baru. Baik dari perusahaan secara mandiri maupun melalui asosiasi perusahaan dan bidang produksi yang sama. Dibalik dari kesuksesan sebuah event tersebut tidak terlepas dari adanya peran dari Event Organizer, mulai dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan. Segment dari Eo tidak hanya melulu dari perusahaan atau musik, tetapi kini mulai merambah event seperti pernikahan, ulang tahun, hingga syukuran.
Dengan menggunakan jasa sebuah event organizer, kita tidak perlu pusing untuk memikirkan sebuah event, karena semua hal yang berkaitan dengan jalannya event tersebut sudah dikerjakan oleh Event Organizer. sebagai penyedia jasa professional penyelenggara sebuah acara, Event Organizer harus mampu membantu kliennya (client) untuk menyelenggarakan kegiatan yang diinginkan, seperti dari tahap persiapan sampai dengan event harus berjalan lancar dengan baik. Dalam menjalankan peran pada sebuah event acara, sebuah EO bertugas untuk mengkoordinasi, melayani, mensupport kepentingan yang bersangkutan, misalnya venue, peserta, akomodasi, transportasi, media massa, dan pihak-pihak terkait lainnya.
Bisnis EO dapat dikatakan merupakan bisnis yang mempunyai prospek bagus, konsumen tidak hanya berasal dari instansi pemerintah atau non pemerintah, tetapi masyarakat kelas menengah ke atas di perkotaan menjadi juga target konsumen pemakai jasa EO, biasanya mereka yang menginginkan kegiatan sempurna, tetapi tidak memiliki banyak waktu sehingga membutuhkan kepraktisan dalam mengorganisasikan kegiatan tersebut melalui jasa EO.
Untuk dapat menjalani EO tidak semudah seperti yang dibayangkan, beberapa bekal harus dimiliki pelaku bisnis dibidang ini, seperti pengalaman menjadi kepanitiaan dalam suatu kegiatan dapat menjadi bekal memulai bisnis EO, pemikiran tetnang ide-ide kreatif dan inovatif cukup menunjang, karena kepuasan dari pemilik acara menjadi tanggungan EO. Jejaring atau relasi bisnis yang luas akan sangat membantu bisnis EO, kepercayaan dari relasi bisnis sangat berguna untuk kelancaran sebuah event seperti sponsor, logistic event, venue dan pihak yang terkait dengan EO. Selain itu kemampuan untuk mengelola atau mengorganisir juga sangat penting, karena akan mempengaruhi perjalanan bisnis EO sendiri seperti kemampuan mengelola keuangan, SDM dan kemampuan mengelola kelanjutan bisnis yang digeluti menjadi sangat penting. Meskipun dalam perjalanan menggeluti bisnis EO akan menemui beberapa rintangan yang akan dihadapi dan tidak ringan, tetapi sebenarnya dengan modal ketekunan dan kerja keras, semua rintangan akan menjadi mudah idatasi dan menjadi pembelajaran untuk kesuksesan dunia bisnis EO.
Dengan menggunakan jasa sebuah event organizer, kita tidak perlu pusing untuk memikirkan sebuah event, karena semua hal yang berkaitan dengan jalannya event tersebut sudah dikerjakan oleh Event Organizer. sebagai penyedia jasa professional penyelenggara sebuah acara, Event Organizer harus mampu membantu kliennya (client) untuk menyelenggarakan kegiatan yang diinginkan, seperti dari tahap persiapan sampai dengan event harus berjalan lancar dengan baik. Dalam menjalankan peran pada sebuah event acara, sebuah EO bertugas untuk mengkoordinasi, melayani, mensupport kepentingan yang bersangkutan, misalnya venue, peserta, akomodasi, transportasi, media massa, dan pihak-pihak terkait lainnya.
Bisnis EO dapat dikatakan merupakan bisnis yang mempunyai prospek bagus, konsumen tidak hanya berasal dari instansi pemerintah atau non pemerintah, tetapi masyarakat kelas menengah ke atas di perkotaan menjadi juga target konsumen pemakai jasa EO, biasanya mereka yang menginginkan kegiatan sempurna, tetapi tidak memiliki banyak waktu sehingga membutuhkan kepraktisan dalam mengorganisasikan kegiatan tersebut melalui jasa EO.
Untuk dapat menjalani EO tidak semudah seperti yang dibayangkan, beberapa bekal harus dimiliki pelaku bisnis dibidang ini, seperti pengalaman menjadi kepanitiaan dalam suatu kegiatan dapat menjadi bekal memulai bisnis EO, pemikiran tetnang ide-ide kreatif dan inovatif cukup menunjang, karena kepuasan dari pemilik acara menjadi tanggungan EO. Jejaring atau relasi bisnis yang luas akan sangat membantu bisnis EO, kepercayaan dari relasi bisnis sangat berguna untuk kelancaran sebuah event seperti sponsor, logistic event, venue dan pihak yang terkait dengan EO. Selain itu kemampuan untuk mengelola atau mengorganisir juga sangat penting, karena akan mempengaruhi perjalanan bisnis EO sendiri seperti kemampuan mengelola keuangan, SDM dan kemampuan mengelola kelanjutan bisnis yang digeluti menjadi sangat penting. Meskipun dalam perjalanan menggeluti bisnis EO akan menemui beberapa rintangan yang akan dihadapi dan tidak ringan, tetapi sebenarnya dengan modal ketekunan dan kerja keras, semua rintangan akan menjadi mudah idatasi dan menjadi pembelajaran untuk kesuksesan dunia bisnis EO.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar